Jeśli zapytasz dziesięć osób, czym zajmuje się Project Manager, prawdopodobnie usłyszysz dziesięć różnych odpowiedzi. Jedni powiedzą, że pilnuje harmonogramu. Inni, że zarządza zespołem. Jeszcze inni, że organizuje spotkania i wysyła maile.
Po wielu latach pracy jako Project Manager w różnych branżach mogę powiedzieć, że ta rola ma niewiele wspólnego z pilnowaniem harmonogramów, a znacznie więcej z przewidywaniem problemów, zanim się pojawią.
Dla mnie Project Manager jest trochę jak kontroler ruchu lotniczego. Na pierwszy rzut oka wszystko wygląda spokojnie – zadania są realizowane, spotkania odbywają się zgodnie z planem, a projekt posuwa się do przodu. Za kulisami jednak ktoś cały czas monitoruje sytuację, analizuje ryzyka, koordynuje pracę wielu osób i dba o to, aby wszystko dotarło do celu na czas.
W praktyce oznacza to ciągłe podejmowanie decyzji, ustalanie priorytetów, rozwiązywanie problemów i komunikowanie się z ludźmi. I właśnie ta ostatnia umiejętność jest często ważniejsza niż najlepszy harmonogram czy najbardziej rozbudowany plan projektu.
Przez lata pracy przy projektach przekonałam się, że większość problemów nie wynika z braku kompetencji technicznych. Znacznie częściej ich źródłem są niejasne oczekiwania, błędna komunikacja lub brak wspólnego zrozumienia celu projektu. Dlatego skuteczny Project Manager musi być przede wszystkim dobrym komunikatorem.
W międzynarodowym środowisku biznesowym oznacza to również swobodne posługiwanie się językiem angielskim. Co ciekawe, nawet w polskich firmach wiele terminów funkcjonuje wyłącznie po angielsku. Słowa takie jak deadline, milestone, stakeholder, deliverable czy kick-off meeting są używane każdego dnia i stanowią naturalną część języka projektowego.
Jakim językiem posługuje się Project Manager?
Język Project Managera jest konkretny, precyzyjny i nastawiony na działanie. To język terminów, decyzji, priorytetów i rozwiązywania problemów. Spotkania projektowe, raporty, prezentacje, rozmowy z klientami czy komunikacja z zespołem mają jeden wspólny cel – zapewnić, że wszyscy rozumieją, dokąd zmierza projekt i jakie działania należy podjąć. Dlatego znajomość Business English jest dziś jedną z najważniejszych kompetencji każdego Project Managera.
Poniżej dzielę się z Wami 50 zwrotami, które najczęściej pojawiają się podczas prowadzenia projektów i współpracy z międzynarodowymi zespołami.
50 przydatnych zwrotów Project Managera
1. Project scope – zakres projektu
2. Project timeline – harmonogram projektu
3. Stakeholder – interesariusz
4. Milestone – kamień milowy
5. Deadline – termin końcowy
6. Deliverables – rezultaty projektu
7. Project charter – karta projektu
8. Risk assessment – ocena ryzyka
9. Risk mitigation – ograniczanie ryzyka
10. Budget allocation – przydział budżetu
11. Resource planning – planowanie zasobów
12. Resource allocation – przydział zasobów
13. Project roadmap – mapa drogowa projektu
14. Action items – zadania do wykonania
15. Workload – obciążenie pracą
16. Team alignment – zgodność działań zespołu
17. Project kick-off – rozpoczęcie projektu
18. Status update – aktualizacja statusu
19. Progress report – raport postępów
20. Scope creep – niekontrolowane rozszerzanie zakresu projektu
21. Bottleneck – wąskie gardło
22. Contingency plan – plan awaryjny
23. Success criteria – kryteria sukcesu
24. Lessons learned – wnioski po projekcie
25. Task ownership – odpowiedzialność za zadanie
26. Dependency – zależność
27. Prioritization – ustalanie priorytetów
28. Change request – wniosek o zmianę
29. Approval process – proces zatwierdzania
30. Project closure – zamknięcie projektu
31. Meeting agenda – agenda spotkania
32. Follow-up – dalsze działania
33. Escalate an issue – eskalować problem
34. Meet the deadline – dotrzymać terminu
35. On schedule – zgodnie z harmonogramem
36. Behind schedule – opóźniony
37. Within budget – w ramach budżetu
38. Budget overrun – przekroczenie budżetu
39. Track progress – monitorować postępy
40. Assign tasks – przydzielać zadania
41. Set priorities – ustalać priorytety
42. Manage expectations – zarządzać oczekiwaniami
43. Address concerns – odnosić się do problemów
44. Resolve issues – rozwiązywać problemy
45. Keep everyone informed – informować wszystkich na bieżąco
46. Align with goals – być zgodnym z celami
47. Reach a milestone – osiągnąć kamień milowy
48. Deliver results – dostarczyć rezultaty
49. Project stakeholder meeting – spotkanie interesariuszy projektu
50. Go-live – uruchomienie projektu lub produktu
Bonus: 10 zdań, które Project Managerowie używają niemal codziennie
Skoro znasz już najpopularniejsze zwroty projektowe, przygotowałam dla Ciebie również kilka zdań, które bardzo często pojawiają się podczas spotkań, rozmów z klientami oraz pracy z zespołem.
1. Let’s review the project timeline.
Przejrzyjmy harmonogram projektu.
2. Can you provide a status update?
Czy możesz przedstawić aktualizację statusu?
3. We need to identify potential risks.
Musimy zidentyfikować potencjalne ryzyka.
4. We are on track to meet the deadline.
Jesteśmy na dobrej drodze do dotrzymania terminu.
5. Let’s prioritize the most critical tasks.
Ustalmy priorytety dla najważniejszych zadań.
6. Who is responsible for this deliverable?
Kto odpowiada za ten rezultat projektu?
7. We need stakeholder approval before moving forward.
Potrzebujemy zgody interesariuszy przed przejściem dalej.
8. Let’s schedule a follow-up meeting.
Umówmy kolejne spotkanie.
9. We need to escalate this issue.
Musimy eskalować ten problem.
10. The project is currently within budget.
Projekt mieści się obecnie w założonym budżecie.
Podsumowanie
Project Management to przede wszystkim praca z ludźmi. Narzędzia, harmonogramy i raporty są ważne, ale to umiejętność komunikowania się, budowania relacji i koordynowania działań różnych osób najczęściej decyduje o sukcesie projektu.
Z mojego doświadczenia wynika, że wiele problemów projektowych nie wynika z braku wiedzy technicznej, lecz z nieporozumień, źle określonych oczekiwań lub niewłaściwej komunikacji. Dlatego tak istotne jest opanowanie języka używanego w świecie projektów.
Mam nadzieję, że przygotowana przeze mnie lista 50 najczęściej używanych zwrotów Project Managera będzie dla Ciebie praktycznym wsparciem w codziennej pracy.
Jeżeli chcesz nauczyć się więcej praktycznego Business English, poznać język projektów i swobodnie komunikować się w międzynarodowym środowisku biznesowym, zapraszam na lekcje do GLOSARI. Wspólnie przećwiczymy słownictwo, spotkania biznesowe, prezentacje oraz realne sytuacje, z którymi Project Managerowie spotykają się każdego dnia.